Sistemas gerenciais

O Sistema ERP – Pirâmide é um sistema de informações empresariais totalmente integrado com ênfase na apuração dos resultados financeiros das mais diversas atividades empresariais. A diferença fundamental entre um sistema ERP e um sistema específico de uma área é que o ERP foca em resultados, ou seja, quanto custou/rendeu uma atividade ?

Numa empresa industrial, aparentemente a ênfase é no controle de produção. Na verdade, a produção é apenas um meio para que a empresa chegue ao resultado esperado : Lucro. Para se apurar o resultado de uma atividade é preciso uma abordagem multidisciplinar que envolve a atividade meio em si, controles financeiros, provisionamentos contábeis e facilidades de demonstraçào de resultados.

Tomemos como exemplo uma empresa fictícia que fabrica refrigerantes. A área industrial, a fábrica, dessa empresa precisará de um sistema que apure quantas garrafas foram fabricadas, quantas tampinhas foram utilizadas, quantos litros de água, quantos quilos de açucar/adoçante, quanto de xarope, e quanto de cada componente foi efetivamente gasto. Essa apuração do desempenho fabril determinará o quão eficiente é a fábrica. O gerente/diretor industrial utilizará os sistema de controle fabril para planejar o que vai ser feito em que máquina por qual operador e quanto de matéria prima teoricamente será necessário para fabricar a quantidade planejada de garrafas de refrigerante.

Acontece que a atividade fabril de uma fábrica não é a única coisa que afeta o negócio de refrigerantes. Além de fabricar é preciso promover, vender, distribuir, entregar, cobrar, receber o dinheiro e administrar todo esse ciclo repetitivamente. É preciso conquistar novos mercados, é preciso neutralizar a concorrência, é preciso apurar o resultado de cada uma das etapas em particular e do processo todo em geral para que avalie quais açòes precisam corrigidas, implementadas, melhoradas, modificadas, seja em função de uma adequaçào ao mercado mutante, seja por força de orgão regulamentador, seja um fator interno ou externo que impele a mudança.

O sistema integrado deve ser capaz de capturar a informação fundamental que avalia o desempenho de uma atividade econômica: o resultado em dinheiro, o lucro ou prejuízo. Essa apuração é complexa e detalhada pois deve abranger praticamente todas as atividades dentro de uma empresa. As atividades diretamente relacionadas ao negócio/atividade (no exemplo venda e fabricaçào de refrigerantes) como as atividades indiretas (administrar pessoal, manter as instalações físicas, recrutar pessoas, administrar os recursos financeiros, calcular impostos, cumprir atividades burocráticas demandadas pelos orgãos reguladores, apurar os resultados em si).

Essa complexidade felizmente foi brilhantemente mapeada através da invenção de um monge franciscano chamado Luca Pacioli queinventou um negócio genial chamado “contabilidade”. Isso mesmo. A contabilidade, tào incompreendida, na verdade é o único instrumento lógico/matemático disponível há quase 6 séculos que é realmente capaz de responder a seguinte pergunta “Quanto dinheiro estou ganhando nessa atividade ?”

Essa é a pergunta que interessa para o empresário e para os acionistas de uma empresa privada. Com algumas variantes, essa pergunta é válida para qualquer atividade que envolva recursos econômicos, seja ela privada visando lucro, privada sem fins lucrativos ou pública. Embora atividades sem fins lucrativos, como a área pública em geral e alguns segmentos privados específicos, não tenham ênfase em “lucro” é importante para tais atividades saber quanto “custou” a atividade. Por exemplo, uma escola pública não dá lucro no entanto é importantíssimo que seja avaliado o custo (quanto foi pago) versus o benefício (quantas pessoas foram treinadas/educadas e qual a qualidade de tal educação). Infelizmente essa avaliação econômica da atividade pública nào é prática comum em nossa sociedade.

Entre os benefícios auferidos por um sistema integrado a empresa terá :

  • Redução geral do custo de administraçào da empresa. Administrar uma empresa significa agregar custos. Quanto menos recursos forem  necessários para tocar uma empresa, menos custo será subtraido do seu resultado tornando-a mais eficiente. Lembre-se da diferença entre agregar custo e agregar valor. Custo é o que a empresa paga, é abatido de sua margem de lucro. Valor é o que o cliente da empresa paga, aumenta a margem de lucro.
  • Maior controle da empresa permitindo saber quais os pontos críticos da operação que precisam ser melhorados e/ou modificados.Novamente o benefício é a redução de custos.
  • Identificação de oportunidades baseada no registro das operações. É possível que a empresa usuária do sistema de gestão  localize oportunidades de venda para clientes que não compram a certo tempo, ou que compram um produto mas não compram outro por desconhecimento ou falha na oferta. Essa situação tem impacto direto no aumento da receita da empresa.

Para adotar um sistema de gestão integrado é preciso que a empresa assuma uma postura de empreendimento e resolução de problemas com foco no aumento da receita e redução da despesa. É de fundamental  importância que a alta gestão da empresa, leia-se donos, acionistas majoritários, executivos de alto nível, assumam o projeto de implantaçào, prestigiem o sistema, adotem os relatórios produzidos pelo sistema como ferramentas para apoio a tomada de decisões. Um sistema integrado envolve fluxos operacionais que passam de um departamento para outro. Com frequência, departamentos dentro de uma empresa são como mini-castelinhos onde manda um reizinho. O chefe da área financeira manda em sua área e não aceita ingerência ou observações oriundos da área fabril ou da área de contabilidade, por exemplo. Essa resistência a integração dos fluxos processuais causada pela departamentalização da empresa precisa ser vencida. Isso significa que alguém com poder interdepartamental deve “bancar” o projeto, ou seja, determinar que o bem comum da empresa deve prevalecer sobre interesses locais dos departamentos. Em empresas familiares essa departamentalização é particularmente crítica pois supostamente os “parentes” teriam o mesmo nível de poder.

Em termos de infraestrutura para adoção do sistema, a verdade é que o custo de infraestrutura tem caído sistematicamente em função da redução dos preços de hardware e software básico. Um bom servidor que chegou a custar dezenas de milhares de reais hoje em dia pode ser comprado por menos de 5 mil reais, oferece performance superior e custo de manutenção e suporte mais baixo sem falar que a garantia frequentemente é extendida. O mesmo pode ser dito dos equipamentos de rede local, fundamentais para integração interdepartamental.

Hardware, software e serviços de infraestrutura de TI hoje beiram as raias da comoditização, ou seja, preços baixos, qualidade comparável entre vários fornecedores/fabricantes. Outro aspecto que auxilia muito é a padronizaçào de protocolos que permite a interoperabilidade de equipamentos de fabricantes distintos, estimulando a competição e portanto trazendo redução de preços. Com frequência, o custo de infraestrutura num projeto de implantação de um sistema nào é relevante diante do total do orçamento. Gasta-se muito mais dinheiro com a condução do processo de implantação e adequação do sistema aos processos de negócio da empresa do que com hardware.

O treinamento das pessoas que irão utiizar o sistema deve ser feito em conformidade com o avançado da implantaçào/ativação dos módulos contratados. É de fundamental importância que o usuário seja devidamente treinado antes de passar a utilizar o sistema em produção, na vida real. No entanto, esse treinamento não pode ser feito muito antes da ativação, para que a absorção dos conceitos introduzidos ao treinando sejam diluídos pelo tempo sem prática no sistema. A idéia é treinar e logo em seguida usar, para fixar o conhecimento. Por outro lado o treinamento não deve ser feito muito “em cima da hora” pois correria o risco de não abordar todos os aspectos relevantes para operação proficiente do sistema.

A estrutura a ser adotada para implantação do sistema deve ser sugerida e prestigiada pela alta direção da empresa e normalmente é baseada num comitê interdepartamental chefiado por um gerente de projeto com poder de vida e morte sobre todos os envolvidos no projeto, sejam chefes, supervisores ou funcionários. A idéia é que aspectos interdepartamentais sejam discutidos em ambiente de fórum no comitê porém o gerente do projeto terá postura proativa para fazer as coisas acontecerem. Embora os comitês sejam instrumento bastante útil para que opiniões diferentes e situações de mútiplos departamentos sejam discutidas em debates, eles pecam por tornarem o processo decisório mais demorado. Por isso que essa estrutura mista de colegiado democrático e gestão autocrática traz o melhor dos dois mundos.

Superado o processo de implantaçào, é preciso manter o sistema funcionando. Os processos da empresa precisam se adequar as novas realidades e desafios que ela enfrenta. A empresa enfrenta mudanças impulsionadas pelo mercado, pelos concorrentes, pelos fornecedores e até pelo governo com a forte regulamentação. Outras mudanças precisam ser impulsionadas pela própria gestão da empresa. De um modo geral, quando a própria gestão promove/conduz a mudança ela obtém mais sucesso. Quando as mudanças são impelidas por fatores externos na verdade e empresa está “reagindo” ao novo cenário do mercado, ou seja, a mudança está sendo promovida/conduzida por um concorrente. A disciplina de melhoria contínua deve envolver o controller da empresa e a alta gestão. Processos precisam ser constantemente avaliados para que desempenhos possam ser melhorados.

 

Comente aqui ou faça uma pergunta

Preencha os seus dados abaixo ou clique em um ícone para log in:

Logotipo do WordPress.com

Você está comentando utilizando sua conta WordPress.com. Sair / Alterar )

Imagem do Twitter

Você está comentando utilizando sua conta Twitter. Sair / Alterar )

Foto do Facebook

Você está comentando utilizando sua conta Facebook. Sair / Alterar )

Foto do Google+

Você está comentando utilizando sua conta Google+. Sair / Alterar )

Conectando a %s